Phần mềm Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là gì?

Phần mềm BPM là gì? So sánh với ERP và Workflow

Phần mềm Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là điều mà tất cả các công ty nên tận dụng khi đưa ra các chiến lược, nhiệm vụ và mục tiêu chung của toàn công ty. Trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, bạn nên xác định các lĩnh vực kinh doanh khác nhau có thể hiệu quả hơn với việc sử dụng phần mềm kinh doanh.

Phần mềm BPM là gì?

Phần mềm Business Process Management (BPM) dịch là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh. Là một công cụ tự động hóa quy trình. Giúp doanh nghiệp vạch ra các quy trình và hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ. Nền tảng BPM là một hệ thống tiên tiến trong việc tự động hóa quy trình công việc trong một doanh nghiệp. Giúp bạn có thể thực hiện giám sát hoạt động kinh doanh tốt hơn. Bằng cách giám sát, lập bản đồ quy trình kinh doanh và tự động hóa quy trình công việc. Một doanh nghiệp có thể đánh giá quy trình mà họ cần cải thiện. Sử dụng phần mềm BPM giúp xác định và loại bỏ những vướng mắc đó.

Phần mềm BPM sẽ hướng dẫn một doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tốt hơn một quy trình hoặc quy trình công việc nhất định. Bằng cách này, một doanh nghiệp có thể liên tục cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc. Để thực hiện quy trình lớn hơn. Điều này làm cho phần mềm BPM trở thành một trong những công cụ chính để chuyển đổi quy trình kinh doanh.

Lợi ích của phần mềm BPM

Nếu bạn đang tìm kiếm một lợi ích kinh doanh cho các giải pháp này. Thì không có gì khác ngoài những lợi ích sau của phần mềm BPM:

1. Tối đa hóa giảm chi phí
2. Phát triển kinh doanh với chiến lược quản lý kinh doanh tích hợp
3. Cho phép tích hợp giữa các doanh nghiệp cho khả năng mở rộng
4. Mở rộng kiểm soát quản lý trên tất cả các công nghệ và hệ thống
5. Thích ứng nhanh với những thay đổi trong quy định, luật pháp và yêu cầu kinh doanh mà không làm chậm quá trình
6. Tạo một môi trường workflow có cấu trúc. Có thể tùy chỉnh để cải tiến quy trình và tự động hóa
7. Giảm thiểu chi phí liên quan đến quy trình nội bộ. Giúp nhân viên mới tăng tốc trên các hệ thống quy trình làm việc, bảng điều khiển và nhiệm vụ. Mở rộng các quy trình cụ thể của bộ phận trong toàn tổ chức. Thực hiện các hoạt động quản lý quy trình kinh doanh mạnh mẽ hơn
8. Tăng cường sự tham gia với khách hàng của bạn bằng cách giảm hiệu quả và cải thiện trách nhiệm

Các loại phần mềm BPM khác nhau

Trước khi bạn chọn giải pháp phần mềm BPM phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Điều quan trọng là phải biết có nhiều loại phần mềm BPM khác nhau. Về cơ bản, phần mềm BPM có ba loại.

1. Ngang – Phần mềm này liên quan đến việc thiết kế và phát triển các quy trình kinh doanh. Nó thường tập trung vào công nghệ thúc đẩy một quá trình.
2. Dọc – Giải pháp phần mềm BPM này tập trung vào các tác vụ kinh doanh cụ thể. Với các mẫu dựng sẵn có thể tùy chỉnh cho mọi quy trình. Mục tiêu là làm cho một quy trình hoặc quy trình công việc vừa dễ triển khai vừa cấu hình.
3. Bộ dịch vụ đầy đủ – Đây là toàn bộ giải pháp nền tảng BPM kết hợp
   • Quá trình khám phá
   • Quy trình thiết kế và mô hình hóa
   • Phạm vi dự án
   • Động cơ công việc
   • Động cơ quy tắc kinh doanh
   • Nền tảng mô phỏng và thử nghiệm

Ngoài ra, còn có hai loại phần mềm BPM khác nhau khi xem xét từ góc độ triển khai:

1. Phần mềm BPM tại chỗ. Đây là phương pháp triển khai phần mềm điển hình cho hầu hết các doanh nghiệp.
2. Software as a Service (SaaS). Phần mềm này được cung cấp bởi điện toán đám mây. Và cung cấp các phần mềm tiên tiến, các khả năng theo yêu cầu.

Sự khác biệt giữa phần mềm BPM và Workflow

Phần mềm tiến trình đơn giản là định tuyến các nhiệm vụ từ người này sang người khác. Một ví dụ về điều này là một quá trình Đánh giá Tài liệu. Trong đó, một tài liệu được chuyển từ người này sang người khác. Khi tất cả những người quan tâm đã xem xét tài liệu, quá trình hoàn tất. Bộ quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS – Business Process Management Software) đưa phần mềm quy trình công việc lên một cấp độ hoàn toàn mới theo nhiều cách.

1. Từ góc độ kỹ thuật, quy trình kinh doanh bao gồm tích hợp không có mã liền mạch với các hệ thống hiện có. Cũng không bao gồm quy tắc kinh doanh, người nhận, dữ liệu kinh doanh hay biểu mẫu.
2. BPMS không chỉ cung cấp các khả năng của công cụ định tuyến. Mà còn cung cấp các chức năng vòng đời đầy đủ của quy trình quan trọng bao gồm:
   • Process Modeling: Mô hình hóa quy trình. Mô phỏng quy trình PRIOR để tự động hóa
   • Integrated business rules engine: Công cụ nguyên tắc kinh doanh tích hợp. Nguyên tắc quy trình kinh doanh có thể được tạo và cập nhật tách biệt với quy trình kinh doanh cơ bản
   • Out-of-the Box Forms Designer: Trình thiết kế biểu mẫu ngoài hộp. Cho phép dễ dàng tạo biểu mẫu để mô phỏng các tài liệu ngoại tuyến hiện tại
   • Process Simulation: Mô phỏng quy trình. Cho phép bạn kiểm tra các quy trình kinh doanh của mình giống như cách người dùng cuối của bạn sẽ sử dụng các quy trình
   • Patented Process Optimization Methodologies (Adaptive Discovery): Các phương pháp tối ưu hóa quy trình được cấp bằng sáng chế. Hỗ trợ Lean Six Sigma
   • Business Activity Monitoring and Reporting: Giám sát và báo cáo hoạt động kinh doanh. Khả năng hiển thị là bắt buộc đối với mọi quy trình

Phần mềm BPM khác với ERP như thế nào?

Mặc dù các hệ thống ERP mang lại lợi ích lớn trong việc có thể tích hợp các hệ thống và ứng dụng khác nhau. Nhưng cái nhìn sâu sắc và khả năng hiển thị trong các quy trình ERP bị hạn chế. Hơn nữa, trong thị trường và nền kinh tế ngày nay, điều quan trọng là có thể chuyển hóa nhanh chóng khi quyết định tự động hóa các hệ thống mới. Vì nhiều lý do như chi phí, tài nguyên, lợi thế cạnh tranh… Phần mềm BPM cung cấp các thế mạnh trong bốn lĩnh vực chính liên quan đến quy trình kinh doanh:

1. Mô hình hóa quy trình
2. Tự động hóa
3. Sự quản lý
4. Tối ưu hóa quá trình

Lợi thế mà các hệ thống ERP mang lại là xử lý hiệu quả Quản lý và Tự động hóa quá trình. Nhưng không yêu cầu tài nguyên mã hóa mạnh và các kế hoạch dự án dài mà nhiều hệ thống phần mềm BPM làm. BPMS không chỉ cung cấp khả năng tự động hóa quy trình làm việc. Mà còn cung cấp khả năng tự động hóa và quản lý các quy trình kinh doanh không cần mã hóa. Hơn nữa, phần mềm BPM có khả năng cung cấp các phân tích quy trình kinh doanh trước và sau khi đi vào hoạt động. Đây là một sự khác biệt thực sự so với ERP.